Le/la chargé(e) d’accueil et d’administration travaille au sein du Groupe Économique Solidaire APROSEP, qui regroupe 4 associations et près de 30 salariés permanents dans ses locaux à Cayenne.
Sous la responsabilité fonctionnelle de la direction générale, le/la chargé(e) d’accueil et d’administration est notamment chargé(e) de :

Accueil / Orientation :
– Assure l’accueil physique et téléphonique
– Note et communique les messages en cas d’absence de membres de l’équipe
– Assure le relais d’information auprès de l’ensemble de l’équipe
– Participe ponctuellement à des événements en extérieur
– Tient à jour l’affichage de l’espace d’accueil

Logistique :
– Assure la préparation logistique des réunions
– Assure la gestion des comptes d’impression, des véhicules de services, des stocks et la réalisation des achats en ligne nécessaires
– Planifie la réservation des salles et d’équipements
– Suit l’activité de l’agent d’entretien en lien avec le GEPSL

Administration/secrétariat :
– Assure le suivi du courrier
– Assure la tenue du fichier d’adhésion/bénévolat
– Assure la rédaction de courriers administratifs, compte rendus, fiches procédures
– Réalise des travaux de reprographie
– Crée un outil d’enregistrement des inscriptions des évènements organisés par l’association, ainsi que leur suivi
– Assure les relances téléphoniques à la demande de l’équipe
– Aide aux classements et à l’archivage

Assistance à la gestion des ressources humaines :
– Crée le dossier papier et informatique d’un salarié entrant
– Assure diverses saisies administratives
– Assure les informations aux nouveaux salariés
– Saisit quotidiennement les retards, absences, arrêts maladie, relances et le suivi horaire
– Assure la gestion des inscriptions des salariés aux formations et en gère leur suivi
– Assure la prise de rendez-vous et le suivi des visites médicales

Compétence(s) du poste
Accueillir une clientèle
Actualiser les informations mises à la disposition d’un public
Assurer un accueil téléphonique
Mettre en forme des documents avant impression
Orienter les personnes selon leur demande
Outils bureautiques
Procéder à l’enregistrement, au tri, à l’affranchissement du courrier
Renseigner un client
Réaliser des travaux de reprographie
Saisir des documents numériques
Techniques de numérisation
Contrôler l’accès et la circulation des personnes
Méthode de classement et d’archivage
Techniques de communication
Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …)

Qualité(s) professionnelle(s)
Réactivité
Sens de la communication
Travail en équipe

Pour postuler, envoyez un mail à l’adresse mentionnée ou rendez vous sur le site Pole Emploi sous l’offre N° 125SGRN